Termine

Kunden buchen Shootings direkt in Ihrem Shop. Sie legen fest, welche Leistungen es gibt, wann Sie Zeit haben und ob Sie jede Anfrage selbst bestätigen wollen. Das Modul ist optional und wird von Pixalo freigeschaltet.

Reihenfolge der Einrichtung

Vier Schritte, dann kann die erste Anfrage kommen.

Leistung anlegen: Name, Dauer, Preis. Ohne Leistung gibt es nichts zu buchen.

Verfügbarkeit eintragen: an welchen Wochentagen und in welchen Zeitfenstern Sie arbeiten.

Buchungsverhalten prüfen: Bestätigung, Terminraster, Vorlaufzeit. Die Standardwerte funktionieren sofort.

Buchungsblock im Shop-Designer auf eine Seite setzen, damit Kunden ihn finden.

Die Terminübersicht

Vier Reiter: Termine, Leistungen, Verfügbarkeit, Abwesenheit. Der Reiter Termine öffnet sich zuerst.

Terminübersicht mit Reitern, Statusfiltern und Terminliste

Was in einer Zeile steht

Datum und Uhrzeit, Leistung, Name und E-Mail des Kunden, die Nachricht des Kunden und der Status. Rechts die Aktionen.

Zahl in der Seitenleiste

Neben „Termine“ erscheint eine orangefarbene Zahl, solange Anfragen offen sind. So sehen Sie es ohne die Seite zu öffnen.

Welcher Zeitraum sichtbar ist

Die Liste zeigt Termine ab gestern, höchstens 100 Stück. Ältere Termine sind hier nicht abrufbar.

Anfragen bearbeiten

Was Sie mit einem Termin tun können, hängt vom Status ab.

Bestätigen

Aus einer offenen Anfrage wird ein fester Termin. Der Kunde bekommt sofort eine Bestätigung per E-Mail.

Ablehnen

Der Termin kommt nicht zustande. Sie können einen Grund angeben, er wird dem Kunden mitgeteilt.

Abschließen

Nach dem Shooting. Der Termin wandert in die Historie und blockiert nichts mehr.

Nicht erschienen

Der Kunde ist nicht gekommen. Nur für Ihre Statistik, der Kunde wird nicht benachrichtigt.

Stornieren

Ein bestätigter Termin wird abgesagt. Mit Grund, damit der Kunde weiß, warum.

Verfallen

Eine offene Anfrage, die Sie nicht rechtzeitig bestätigt haben, verfällt automatisch. Die Frist stellen Sie in den Einstellungen ein.

Leistungen

Eine Leistung ist das, was der Kunde bucht: Familien-Shooting, Bewerbungsfotos, Neugeborenen-Shooting.

Dauer

In Minuten. Sie bestimmt, wie lange der Termin im Kalender blockiert und welche Startzeiten frei bleiben.

Preis

Optional. Statt einer Zahl können Sie auch einen freien Text zeigen, zum Beispiel „Ab 99 €“ oder „Preis auf Anfrage“.

Ort

Studio, Vor Ort oder Online. Der Kunde sieht es bei der Buchung.

Löschen und deaktivieren

Eine Leistung mit bestehenden Terminen lässt sich nicht löschen. Sie wird deaktiviert: nicht mehr buchbar, alte Termine bleiben lesbar.

Verfügbarkeit

Ihre normale Arbeitswoche. Für jeden Wochentag ein Zeitfenster oder Geschlossen.

Vorlage Mo bis Fr

Ein Klick füllt Montag bis Freitag mit 9 bis 17 Uhr. Danach passen Sie einzelne Tage an.

Wie freie Zeiten entstehen

Aus Zeitfenster, Dauer der Leistung, Terminraster und Puffer. Beispiel: 9 bis 17 Uhr, 60 Minuten Dauer, 30 Minuten Raster ergibt Startzeiten 9:00, 9:30, 10:00 und so weiter, abzüglich belegter Termine.

Speichern ersetzt alles

Beim Speichern werden alle bisherigen Zeiten überschrieben. Tragen Sie die ganze Woche ein, nicht nur die Änderung.

Abwesenheit

Urlaub, Fortbildung, Feiertage. Ein Zeitraum mit optionalem Grund. In dieser Zeit ist nichts buchbar, auch wenn die Verfügbarkeit es erlauben würde.

Buchungsverhalten

Unter Einstellungen → Termine. Die Standardwerte funktionieren sofort, Sie müssen nichts ändern.

Einstellungen Termine mit Zeitzone, Bestätigung, Terminraster und Vorlaufzeit

Manuell oder automatisch

Manuell: jede Buchung ist erst eine Anfrage, Sie bestätigen. Automatisch: der Termin steht sofort. Manuell ist die sichere Voreinstellung.

Vorlaufzeit und Vorausbuchung

Vorlaufzeit in Stunden verhindert Buchungen für heute in einer Stunde. Buchbar bis in Tagen begrenzt, wie weit im Voraus der Kalender offen ist.

Puffer

Minuten vor und nach jedem Termin, die zusätzlich blockiert werden. Für Aufbau, Umbau und Pause.

Max. Termine pro Tag

Deckel für neue Buchungen an einem Tag. Leer heißt kein Limit.

Anfrage verfällt nach

Stunden, die eine offene Anfrage auf Ihre Antwort wartet. Danach wird der Platz automatisch wieder frei.

Texte im Buchungsformular

Überschrift, Einleitung und ein Einwilligungstext, den der Kunde beim Buchen bestätigt. Unter Erweiterte Einstellungen.

So bucht ein Kunde

Der Buchungsblock kommt aus dem Shop-Designer und gehört auf eine Seite Ihres Shops, zum Beispiel Kontakt oder eine eigene Seite Termine.

Leistung wählen. Der Kunde sieht Name, Dauer, Preis und Ort.

Tag und freie Uhrzeit wählen. Belegte Zeiten und Abwesenheiten erscheinen gar nicht erst.

Name, E-Mail, Telefon und optional eine Nachricht eingeben, Einwilligung bestätigen, absenden.

Bestätigungs-E-Mail. Bei manueller Bestätigung erst die Eingangsbestätigung, nach Ihrer Zusage die Terminbestätigung.

Der Kunde kann selbst absagen

In der Bestätigungs-E-Mail steht ein persönlicher Link. Damit sagt der Kunde ab, solange die Frist aus „Stornierung möglich bis“ nicht abgelaufen ist. Danach steht dort: bitte das Studio direkt kontaktieren. Verschieben ist über den Link nicht möglich.

Wer wann eine E-Mail bekommt

Kunde: Eingangsbestätigung, Zusage, Absage, Stornierung durch Sie. Sie: neue Anfrage bzw. neue Buchung und Stornierung durch den Kunden. Bei Abgeschlossen, Nicht erschienen und Verfallen wird nichts verschickt.

Wenn das Modul fehlt

Ohne Freischaltung erscheint auf der Terminseite der Hinweis „Terminmodul ist nicht aktiv“ und in den Einstellungen steht „Nicht verfügbar“. Melden Sie sich bei uns, dann schalten wir es für Ihr Konto frei.

Termine laufen. Weiter zum Fototag.

Events anlegen, Kinderliste importieren, Karten drucken.

Weiter: Events & Fotoaufträge