Gutschriften & Rückerstattungen
Erfahren Sie, wie Pixalo bei Teil- oder Vollerstattungen rechtssichere Rechnungskorrekturen (Gutschriften) generiert, diese automatisch an Ihre Kunden versendet und wie Sie den Gutschriftstyp steuern.
Rückerstattungs- & Gutschrifts-Workflow
Wann wird eine Gutschrift erstellt?
Sobald Sie eine Bestellung im Bestellungs-Verwaltungs-Dashboard ganz oder teilweise rückerstatten, erzeugt Pixalo den entsprechenden Beleg.
Der Ablauf im Detail:
- Sie öffnen die betroffene Bestellung unter Bestellungen verwalten.
- Im rechten Zahlungsbereich klicken Sie bei der erfolgreichen Zahlung auf den Erstatten-Button.
- Sie geben an, ob Sie eine Vollständige Erstattung oder eine Teilerstattung (z. B. wenn nur ein Fotoabzug beschädigt war) durchführen möchten.
- Das System übermittelt die Erstattung an das jeweilige Zahlungsgateway (Stripe / PayPal).
- Gleichzeitig wird ein PDF-Dokument erstellt, das den Erstattungsbetrag negativ ausweist und sich auf die Originalrechnungsnummer bezieht.
- Der Beleg wird dem Kunden automatisch per E-Mail zugestellt.
Einstellung & Namensgebung: Rechnungskorrektur vs. Gutschrift
Die steuerlichen Bezeichnungen sind in Europa streng reguliert. Unter Einstellungen → Rechnung konfigurieren Sie diese Belege.
Gutschrift Titel (Dropdown-Auswahl)
Sie können in den Einstellungen festlegen, welcher Titel auf dem PDF-Dokument gedruckt wird:
- Rechnungskorrektur (Standard / Empfohlen): Dies ist im deutschen Steuerrecht die korrekte Bezeichnung, wenn Sie als Verkäufer dem Kunden einen Geldbetrag zurückzahlen oder eine Rechnung abändern.
- Gutschrift: Kann alternativ gewählt werden, falls Ihr Steuerberater dies wünscht. Achten Sie darauf, den Begriff nicht mit einer "Einkaufs-Gutschrift" (Gutschrift des Kunden an den Lieferanten) zu verwechseln.
Gutschriftspräfix & Nummernkreis
Konfigurieren Sie das Präfix (z. B. GS oder CN) und das Format. Das System zählt die Gutschriften unabhängig von den Rechnungsnummern separat hoch, um Lückenfreiheit in den Nummernkreisen zu garantieren.
Wichtiger Buchhaltungshinweis
Löschen Sie niemals Bestellungen, für die bereits eine Rechnung existiert, da dies Lücken in Ihrem Nummernkreis erzeugt. Führen Sie stattdessen immer eine Rückerstattung durch, um eine saubere Rechnungskorrektur im System zu hinterlegen.
Einstellungen abschließen
Konfigurieren Sie nun die allgemeinen Einstellungen Ihres Shops, wie z.B. Kundenservice-Mails, Impressum und Zahlungsfristen.
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