Rechnungen verwalten & konfigurieren
Erfahren Sie, wie Pixalo gesetzeskonforme PDF-Rechnungen (GoBD) vollautomatisch für Ihre Bestellungen erstellt, wie sich die Rechnungslegung bei Online-Zahlungen von der Vorkasse unterscheidet, und wie Sie das Briefpapier-Layout anpassen.
Automatisierte Rechnungsstellung Highlights
Der Rechnungs-Workflow bei Bestellungen
Die Erstellung einer Rechnung erfolgt je nach gewählter Zahlungsmethode zu unterschiedlichen Zeitpunkten, um steuerlich korrekte Belege sicherzustellen:
Online-Zahlung (Stripe/PayPal)
Bezahlen Kunden direkt im Checkout per Kreditkarte, Apple Pay, Google Pay oder PayPal, gilt die Transaktion als sofort abgeschlossen. Die Rechnung wird **sofort im Hintergrund generiert**, als PDF an die Bestellbestätigung angehängt und an den Kunden versendet.
Vorkasse / Banküberweisung
Wählt der Kunde "Vorkasse", wird **noch keine Rechnung erstellt** – der Kunde erhält eine Bestellbestätigung mit Ihren Bankdaten. Erst wenn Sie den Geldeingang prüfen und die Bestellung im Dashboard auf **"Abgeschlossen"** setzen, wird die Rechnung generiert und per E-Mail versendet.
Steuerrechtlicher Hintergrund
Die verzögerte Erstellung bei Vorkasse verhindert, dass Sie Umsatzsteuer für Rechnungen abführen müssen, die letztendlich nie bezahlt wurden (z. B. wenn Eltern eine Bestellung aufgeben, aber das Geld nicht überweisen).
Rechnungseinstellungen im Detail
Unter **Einstellungen → Rechnung** definieren Sie die rechtlichen Pflichtangaben Ihres Unternehmens, fügen Ihr Logo hinzu und passen das Nummernformat an.
Erklärung der markierten Briefpapier-Bereiche:
Rechnungspräfix
Das Kürzel, das am Anfang der Rechnungsnummer steht (z.B. **`RE`** für Rechnung oder **`INV`**).
Rechnungsnummernformat (Sicherheitssperre)
Bestimmt das Layout der Rechnungsnummer (z. B. {PREFIX}-{YEAR}-{NUMBER}). Um Fehleingaben zu blockieren, ist dieses Feld gesperrt. Beim Entsperren warnt Sie das System vor logischen Fehlern:
Sicherheitsregeln für Nummernkreise:
- Der Platzhalter {NUMBER} ist zwingend erforderlich, damit das System die Ziffern fortlaufend hochzählen kann (z.B. 0001, 0002).
- Tragen Sie **niemals** feste Jahreszahlen wie "2026" oder statische Nummern ein, da sonst Rechnungsnummer-Dubletten entstehen und die Rechnungserstellung blockiert wird.
Gutschriftspräfix & Gutschriftsnummernformat
Entspricht dem gleichen Prinzip wie bei den Rechnungen. Definiert das Präfix (z. B. **`GS`** für Gutschrift / Rechnungskorrektur) und das Nummernschema für Erstattungen und Stornierungen.
Footer Text (Rechtliche Pflichtangaben)
Textzeile, die ganz unten auf der PDF-Rechnung gedruckt wird. Hier gehören Pflichtangaben wie Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.), das zuständige Finanzamt, Steuernummern sowie Ihre Bankdaten (IBAN, BIC) und Kontaktdaten hin.
Bankinformationen & Logo-Upload
Pflegen Sie Ihre Bankverbindung für Rechnungsbelege ein. Über den Logo-Upload fügen Sie das Logo Ihres Fotostudios hinzu, welches oben rechts im Kopfbereich der Rechnungsdokumente abgebildet wird.
Rechnungskorrekturen & Gutschriften
Erfahren Sie im nächsten Schritt, wie das System Gutschriften bei Rückerstattungen oder Bestellungsstornierungen anwendet und wie Sie diese steuern.
Weiter: Gutschriften verwalten