Rechnungen
Pixalo schreibt zu jeder bezahlten Bestellung automatisch eine Rechnung. Fortlaufende Nummer, Ihr Logo, Ihre Firmendaten, als PDF an den Kunden. Sie richten es einmal ein.
So entstehen Rechnungen
Eine Rechnung entsteht, sobald eine Bestellung abgeschlossen ist. Nicht früher.
Online-Zahlung
Stripe oder PayPal melden die Zahlung, die Bestellung wird abgeschlossen, die Rechnung entsteht sofort und geht per E-Mail raus.
Überweisung und Barzahlung
Sie bestätigen den Zahlungseingang mit „Als abgeschlossen markieren“. Dann entsteht die Rechnung.
Fortlaufende Nummer
Ein Zähler pro Jahr, ohne Lücken. Gutschriften haben einen eigenen Zähler. Eine einmal vergebene Nummer wird nie wiederverwendet.
Unveränderlich
Rechnungen und Gutschriften sind nach dem Erstellen gesperrt und werden zehn Jahre aufbewahrt. Bestellungen mit Rechnung lassen sich nur archivieren, nicht löschen.
Die Rechnungsliste
Unter Bestellungen → Rechnungen sehen Sie alle Rechnungen mit Nummer, Kunde, Bestellung, Datum, Betrag und Status.
- 1Statusfilter: Entwurf, Gesendet, Bezahlt, Überfällig.
- 2Tabelle: Details öffnet die Rechnung, PDF lädt sie herunter.
Status
Bezahlt: Regelfall, die Bestellung war beim Erstellen bezahlt. Entwurf: erstellt, noch nicht gesendet, „Senden“ verschickt sie. Gesendet: per E-Mail beim Kunden.
Die Rechnung im Detail
Kundeninformationen, Rechnungsposten mit Menge, Einzelpreis und MwSt., Rechnungssumme und Daten. Von hier zur Bestellung und zurück.
Rechnungseinstellungen
Unter Einstellungen → Rechnung. Oben eine Vorschau mit Ihren Firmendaten, darunter die Einstellungen.
- 1Vorschau der Rechnungs-Kopfdaten. Firmendaten ändern Sie im Reiter Firma.
- 2Rechnungspräfix, Standard INV.
- 3Rechnungsnummernformat mit Platzhaltern PREFIX, YEAR, NUMBER. Gesperrt, mit Absicht.
- 4Gutschriftspräfix, Standard CN, und eigenes Format.
- 5Standardzahlungsziel in Tagen, Standard 14.
Nummernformat
Standard INV-2026-0001. Das Format ist gesperrt, weil eine Änderung mitten im Jahr den Nummernkreis bricht. „Format entsperren“ verlangt eine Bestätigung. Am besten vor der ersten Rechnung festlegen.
Gutschrift Titel
Rechnungskorrektur oder Gutschrift. Bestimmt die Überschrift auf dem PDF. In Deutschland ist Rechnungskorrektur der übliche Begriff.
Logo und Footer
Rechnungslogo als PNG oder JPG bis 5 MB. Footer Text für Hinweise wie Zahlungsbedingungen. Bankinformationen für den Rechnungsfuß.
Rechnungssprache
Folgt der Standardsprache Ihres Shops. Ändern unter Einstellungen → Sprache.
Steuer und Kleinunternehmer
Unter Einstellungen → Währung & Steuer: Währung, Preise inklusive MwSt., Kleinunternehmerregelung und die Steuersätze je Verkaufsland.
Kleinunternehmerregelung
Eingeschaltet erscheint keine Mehrwertsteuer auf Rechnungen, dafür der gesetzliche Hinweis, je nach Land: § 19 UStG in Deutschland, § 6 UStG in Österreich, KOR in den Niederlanden.
Länder & Steuern
Pro Verkaufsland ein Steuersatz. Der Satz gilt für alle Produkte des Landes und wird auf Rechnungen ausgewiesen. Ein Land ist Standard.
Rechnungen laufen. Und wenn etwas zurückgeht?
Gutschriften entstehen aus Erstattungen, automatisch und mit eigener Nummer.