Bestellungen verwalten
Der Bereich "Bestellungen" ist Ihre zentrale Anlaufstelle für alle getätigten Käufe im Online-Shop. Hier verfolgen Sie den Zahlungsstatus, steuern den gesamten Druck- und Produktions-Workflow für physische Produkte und greifen direkt auf die Rechnungen und Erstattungsoptionen Ihrer Kunden zu.
Bestell- & Zahlungs-Workflow Highlights
Bestellübersicht & Filter
Die Bestellübersicht listet alle Bestellungen chronologisch auf und bietet Ihnen umfangreiche Filter- und Sortiermöglichkeiten, um schnell den Überblick zu behalten.
Erklärung der markierten Bereiche:
Bestellsuche & Datumsfilter
Suchen Sie gezielt nach einer bestimmten Bestellnummer, E-Mail-Adresse oder dem Vor- und Nachnamen des Kunden. Nutzen Sie den Datumsfilter (Von / Bis), um Bestellungen aus bestimmten Zeiträumen anzuzeigen.
Status Schnellfilter (Tabs)
Wechseln Sie per Klick zwischen den verschiedenen Status-Tabs: Alle, Ausstehend (wartet auf Zahlung/Überweisung), Abgeschlossen (bezahlt), Fehlgeschlagen (Zahlungsabbruch) oder Archiviert. Die Zahlen an den Tabs zeigen Ihnen direkt an, wie viele Bestellungen sich im jeweiligen Status befinden.
Bestelltabelle
Zeigt alle wichtigen Details einer Bestellung auf einen Blick: Bestellnummer, Artikelanzahl, Kundenname, Gesamtsumme, Zahlungsstatus, Zahlungsmethode (Stripe, PayPal, Banküberweisung) und das genaue Bestelldatum. Klicken Sie auf eine Zeile, um die detaillierte Ansicht dieser Bestellung zu öffnen.
Bestelldetails & Druckfreigabe
Klicken Sie auf eine Bestellung in der Liste, um die Detailansicht zu öffnen. Hier verwalten Sie den Status der Zahlung und der bestellten physischen Produkte.
Erklärung der markierten Detailbereiche:
Aktions-Header: "Als abgeschlossen markieren"
Befindet sich eine Bestellung im Status "Ausstehend" (Vorkasse / Banküberweisung), können Sie die Bestellung hier manuell abschließen. Durch diesen Klick generiert das System automatisch die Rechnung als PDF, sendet dem Kunden eine E-Mail mit dem Rechnungsdownload und gibt die eventuell enthaltenen digitalen Fotos sofort zum Download im Kundenshop frei.
Gekaufte Produkte & Downloads
Listet alle bestellten Artikel auf, übersichtlich gruppiert nach Sparpaketen, digitalen Downloads (hochauflösend), Fotoabzügen (mit Angabe der Papiergröße, z.B. 13x18 cm) und physischen Geschenkartikeln. Hier sehen Sie auch das jeweilige Motivbild, das bestellt wurde.
Kunden- & Lieferinformationen
Enthält den Kundennamen, die E-Mail-Adresse und den individuellen Zugangscode des Kindes/Teilnehmers. Zudem wird die Liefer- und Rechnungsadresse abgebildet, falls der Kunde physische Produkte bestellt hat.
Zahlungsübersicht & Rückerstattungen
Zeigt die finanzielle Aufteilung der Bestellung (Zwischensumme, genutzte Rabatte/Rabattcodes, Versandkosten, MwSt. und Gesamtsumme). Sie können hier auch den Zahlungsverlauf und direkt eine Rückerstattung (vollständig oder teilweise) für den Kunden auslösen.
Tipp für Vorkasse / Überweisungen
Prüfen Sie regelmäßig Ihre Bankeinträge. Sobald ein Kunde unter Angabe der Bestellnummer (z. B. 942NQ6PNP) den Betrag überwiesen hat, markieren Sie die Bestellung in Pixalo sofort als bezahlt (Als abgeschlossen markieren). Die automatische Benachrichtigung per E-Mail nimmt Ihnen viel Kommunikation ab!
Rechnungs-Archivierungspflicht
Pixalo sperrt und schützt geschlossene Rechnungen automatisch im Hintergrund. Gemäß gesetzlichen Bestimmungen (GoBD) sind Rechnungen für 10 Jahre manipulationssicher und schreibgeschützt archiviert und können direkt als PDF heruntergeladen werden.
Globale Einstellungen anpassen
Nachdem Sie Bestellungen verwalten können, sollten Sie Ihre Rechnungsdaten und globalen Shop-Steuern in den Einstellungen überprüfen.
Weiter: Allgemeine Einstellungen