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Bestellungen verwalten

Jede Bestellung aus dem Shop landet hier. Sie sehen, was bestellt wurde, ob bezahlt ist, und führen den Auftrag von der Produktion bis zum Versand. Rechnung und E-Mails erledigt Pixalo.

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Die Bestellliste

Unter Bestellungen liegen alle Aufträge mit Kunde, Betrag, Status, Zahlungsart und Datum.

Bestellliste mit Tabs, Suche, Sortierung und Tabelle
  1. 1Tabs: Alle, Ausstehend, Abgeschlossen, Fehlgeschlagen, Archiviert. Mit Zähler.
  2. 2Suche nach Bestellnummer, E-Mail, Vor- oder Nachname. Daneben Zeitraum.
  3. 3Sortieren nach Datum, Betrag oder Bestellnummer, auf- oder absteigend.
  4. 4Tabelle: Klick auf eine Zeile öffnet die Bestellung. Kästchen links für Mehrfachauswahl.

Status verstehen

Bezahlt: Zahlung eingegangen, Rechnung erstellt. Zahlung ausstehend: Überweisung oder Barzahlung noch offen. Zahlung wird verarbeitet: Online-Zahlung läuft. Fehlgeschlagen: Zahlung abgebrochen, Kunde kann neu bestellen.

Löschen und Archiv

Bestellungen ohne Rechnung werden endgültig gelöscht. Bestellungen mit Rechnung wandern ins Archiv, weil Rechnungen zehn Jahre aufbewahrt werden müssen. Aus dem Archiv lassen sie sich wiederherstellen.

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Die Bestellung im Detail

Alles zu einer Bestellung auf einer Seite. Links Verlauf und Positionen mit Fotos, rechts Druckstatus, Kunde und Zahlung.

Bestelldetail mit Bestellverlauf, Paketen, Druckstatus, Kundeninformationen und Zahlungsübersicht
  1. 1Bestellnummer, Status und Datum. Rechts: Bestell-E-Mail erneut senden.
  2. 2Bestellverlauf: erstellt, in Produktion, versandt, abgeschlossen, Erstattungen.
  3. 3Kundeninformationen: Name, E-Mail, Telefon, Zugangscode, Lieferadresse.
  4. 4Zahlungsübersicht: Zwischensumme, Rabatt, Versand, Aufnahmegebühr, Gesamt, Rechnung als PDF, Erstatten.

Positionen mit Fotos

Pakete, digitale Bilddateien, Fotoabzüge und Fotogeschenke sind getrennt aufgeführt. Jede Position zeigt das bestellte Foto, Größe, Menge und Preis. Klick auf das Foto öffnet es groß.

Druckstatus

Für Abzüge und Geschenke: Ausstehend, In Produktion, Versandbereit, Versendet. Jeder Schritt hat einen Button, jeder Schritt wird im Verlauf mit Zeit festgehalten. Der Kunde sieht den Stand in seinem Konto.

Bestell-E-Mail erneut senden

Schickt die Bestellbestätigung noch einmal an den Kunden, z. B. wenn die Bankdaten verloren gingen. Einmal pro Minute.

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Überweisung und Barzahlung bestätigen

Bei Vorkasse und Barzahlung wartet die Bestellung auf Sie. Der Kunde sieht in der Bestätigung Ihre Bankdaten oder die Abholhinweise.

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Zahlungseingang auf dem Konto prüfen oder Bargeld annehmen.
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Bestellung öffnen, oben „Als abgeschlossen markieren“ klicken und bestätigen.
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Pixalo erstellt die Rechnung, sendet sie per E-Mail und schaltet digitale Downloads frei.

Nicht rückgängig

Das Abschließen legt eine Rechnung mit fortlaufender Nummer an. Es lässt sich nicht zurücknehmen. Bei Online-Zahlung passiert dieser Schritt automatisch.
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Erstatten

Der Button „Erstatten“ in der Zahlungsübersicht öffnet den Erstattungsdialog. Nur bei bezahlten Bestellungen und nur bis zum Gesamtbetrag.

Erstattungsdialog mit Artikelauswahl, Grund und Bestätigung der manuellen Überweisung

Artikel wählen

Einzelne Positionen mit Menge, dazu Versandkosten und Aufnahmegebühr. Jede Position lässt sich nur einmal erstatten.

Grund

Kundenwunsch, Defekt, Bestellung doppelt, Betrugsverdacht, Sonstiges. Erscheint auf der Gutschrift.

Online oder manuell

Stripe und PayPal erstatten automatisch auf das Zahlungsmittel des Kunden. Bei Überweisung und Barzahlung überweisen Sie selbst und bestätigen das im Dialog.

Ergebnis

Erstattung im Verlauf, Gutschrift als PDF per E-Mail an den Kunden, Betrag in der Zahlungsübersicht als Erstattet.

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Labor-Export

Bestellungen als XML oder CSV plus Originalbilder als ZIP, im Format Ihres Labors. Unter Bestellungen → Labor-Export.

Labor-Export mit Exportvorlage, Filtern, Bestelltabelle und Export erstellen
  1. 1Drei Bereiche: Export erstellen, Exporte, Vorlagen.
  2. 2Exportvorlage: Format, Spalten, Dateinamen. Einmal anlegen, immer wieder nutzen.
  3. 3Filter: Event, Zeitraum, Kunde. Erweitert: Status, Zahlungsart, Produkttyp. Bereits Exportierte ausblenden.
  4. 4Export erstellen. Bis 2000 Bestellungen pro Export.

Vorlagen

CSV mit Trennzeichen, Kopfzeile, Zeichensatz und Excel-BOM. Oder XML mit eigenen Elementnamen. Spalten wie Bestellnummer, Artikelnummer (SKU), Größe, Menge, Dateiname. Live-Vorschau beim Bearbeiten.

ZIP mit Originalbildern

Ordner- und Dateinamen mit Platzhaltern, z. B. Bestellnummer und SKU. Der Export läuft im Hintergrund, der Download steht unter Exporte bereit und ist zeitlich begrenzt.

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Kunden

Unter Kunden sehen Sie alle Eltern mit Konto: Kontaktdaten, Bestellungen, Umsatz, verknüpfte Zugangscodes und die Bestellhistorie.

Kundenliste mit Suche, Sortierung und Statistik

Bestellungen laufen. Jetzt Zahlungen einrichten.

Stripe, PayPal, Überweisung oder Barzahlung. Sie entscheiden.

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