Events & Fotoaufträge

Ein Fotoauftrag ist ein Fototag mit allem, was dazugehört: Auftraggeber, Gruppen, Kinder, Fotos, Galerie und Bestellungen. Diese Seite zeigt den Weg vom leeren Auftrag bis zur versendeten Galerie.

Übersicht

Unter Events & Fotoaufträge sehen Sie alle Aufträge mit Typ, Auftraggeber, Datum, Status und Statistik.

Liste der Fotoaufträge mit Suche und Erstellen-Button

Löschen mit Sicherheitsabfrage

Löschen entfernt Gruppen, Kinder und Fotos endgültig. Gibt es Bestellungen, warnt das System zusätzlich. Bei vielen Fotos läuft ein Fortschrittsdialog.

Auftragsart und Workflow

Der erste Schritt beim Erstellen ist die Auftragsart. Sie legt fest, wie der Auftrag arbeitet, und lässt sich später nicht mehr ändern.

Auswahl der Auftragsart mit zwölf Kacheln und Workflow-Badge Volume oder Galerie

Workflow Volume

Schule, Kindergarten, Sport, Event (Personen), Mitarbeiter. Gruppen und Kinder, eine QR-Karte pro Kind, persönliche Galerien, der Ablauf mit sechs Schritten.

Workflow Galerie

Hochzeit, Baby, Studio, Familie, Commercial, Event (Galerie), Sonstige. Eine gemeinsame Galerie mit einem Zugangscode, Alben statt Gruppen.

Auftragsart	Begriffe
Schule	Klassen, Schüler, Eltern
Kindergarten	Gruppen, Kinder, Eltern
Sport	Teams, Spieler, Trikotnummern
Event (Personen)	Bereiche, Teilnehmer, persönliche Galerien
Mitarbeiter	Abteilungen, Mitarbeiter, Proofing
Hochzeit · Baby · Studio · Familie · Commercial · Event (Galerie) · Sonstige	Eine Galerie, ein Zugangscode, Alben

Begriffe passen sich an

Je nach Auftragsart heißt es Klasse oder Gruppe, Schüler oder Kind, Team oder Spieler. Diese Dokumentation nutzt die Kindergarten-Begriffe: Gruppe und Kind.

Ohne Gruppen arbeiten

Hochzeit, Studio, Familie und Event laufen als Kundengalerie: ein Code, Alben statt Gruppen. →

Fotoauftrag anlegen

Nach der Auftragsart brauchen Sie nur zwei Angaben. Der Auftrag startet als Entwurf.

Formular Neuen Fotoauftrag erstellen mit Name und Auftraggeber

Datum kommt später

Fototag und Galerie-Laufzeit setzen Sie auf der Detailseite über den Chip Laufzeit. Beim Aktivieren fragt das System danach.

Die Detailseite

Alles zu einem Auftrag auf einer Seite. Von oben nach unten:

Detailseite eines Fotoauftrags mit Kopf, Ablauf, Rabattcode, Aufnahmegebühr, Gruppen, Galerie versenden und Kindliste

Status

Entwurf: Vorbereitung, Galerie geschlossen. Aktiv: Eltern können einloggen und bestellen. Abgeschlossen: Galerie zu, Daten bleiben.

Wasserzeichen

Pro Auftrag ein- oder ausschaltbar. Das Motiv stellen Sie unter Einstellungen → Wasserzeichen ein.

Aufnahmegebühr

Wird automatisch in den Warenkorb gelegt. Pro Bestellung oder einmal pro Kunde. Erscheint in Warenkorb, Rechnung und E-Mail.

Rabattcode auf der Karte

Wählen Sie hier den Code, der auf QR-Karten gedruckt wird. Codes legen Sie unter Rabattcodes an.

Laufzeit und Erinnerungen

Der Chip Laufzeit im Kopf öffnet diesen Dialog. Beim ersten Aktivieren erscheint er automatisch.

Fototag

Das Datum des Shootings. Erscheint in der Liste und auf Karten.

Galerie-Laufzeit

Unbegrenzt, oder mit Schlussdatum. Am Schlussdatum stoppt der Shop von selbst.

Erinnerungs-E-Mails

Nach Code-Versand (z. B. 7 Tage danach), vor Galerieschluss, am letzten Tag. Nur an Eltern ohne Bestellung, mit Abmeldelink. Startet erst, wenn Zugangscodes per E-Mail verschickt wurden.

Gutschein läuft ab

Hat der gewählte Rabattcode ein Ablaufdatum, kann eine Erinnerung davor gehen.

Der Ablauf in sechs Schritten

Das Panel Ablauf führt durch den Fototag. Jeder Schritt zeigt seinen Stand und öffnet mit einem Klick das passende Werkzeug. Die Reihenfolge ist eine Empfehlung, kein Zwang.

Ablauf-Panel mit den Schritten Liste, QR-Fotokarten, Fotografieren, Hochladen, Kontrolle, Veröffentlichen

Liste: Kinderliste importieren oder Gruppen und Kinder von Hand anlegen.

QR-Fotokarten: Karten für den Fototag drucken, pro Gruppe.

Fotografieren: die Anleitung für den Fototag. Karte fotografieren, dann das Kind.

Hochladen: alle Fotos in den Auftrag laden. Die Zuordnung läuft automatisch.

Kontrolle: unklare Fotos prüfen und von Hand zuordnen.

Veröffentlichen: Galerie aktivieren, dann Eltern benachrichtigen.

Kinderliste importieren

Der schnellste Weg zu Gruppen und Kindern. Drei Schritte: Datei hochladen, Spalten zuordnen, Vorschau bestätigen.

Import Schritt 1: Datei hochladen mit unterstützten Formaten

Unterstützte Dateien

Excel (.xlsx, .xls), Word (.docx), CSV, TXT, XML. Zusätzlich per KI: PDF und Fotos einer Liste (JPG, PNG, HEIC, WebP). Fotografieren Sie die Papierliste, der Rest passiert automatisch.

Spalten

Vorname, Nachname und Gruppe sind Pflicht. Eltern-E-Mail ist optional, aber die Grundlage für den Galerie-Versand.

Spalten zuordnen

Das System erkennt die Spalten meist selbst und zeigt die Sicherheit an. Prüfen Sie die vier Zuordnungen.

Optionen

Fehlende Gruppen automatisch erstellen. Vorhandene Kinder überspringen (Duplikate). Gruppennamen normalisieren, z. B. 1A zu 1-A.

Import Schritt 3: Vorschau mit Zeilen gesamt, hinzugefügt, Duplikate und fehlerhaft

Vorschau und Import

Vier Kacheln fassen zusammen: Zeilen gesamt, werden hinzugefügt, Duplikate, fehlerhaft. Fehlerhafte Zeilen laden Sie als CSV herunter, korrigieren sie und importieren erneut. Importieren legt Gruppen und Kinder an und erzeugt für jedes Kind einen Zugangscode.

Gruppen und Kinder von Hand

Für Nachzügler oder kleine Aufträge geht alles auch ohne Datei.

Dialog Kind hinzufügen mit Vorname, Nachname und E-Mail

Gruppe anlegen

Im Panel Gruppen auf „Neu“. Name eingeben, speichern. Umbenennen und Löschen über die Symbole in der Zeile. Löschen entfernt auch alle Kinder und Fotos der Gruppe.

Kind hinzufügen

In der Kindliste auf „Kind hinzufügen“. Vorname, Nachname, optional E-Mail. Der Zugangscode entsteht automatisch.

Ersatzkarten

Für Kinder, die nicht auf der Liste standen: Anzahl wählen, „Hinzufügen“. Es entstehen namenlose Kinder mit Code. Auf der Karte bleibt das Namensfeld leer und wird am Fototag von Hand ausgefüllt. Den Namen tragen Sie später in der Kindliste nach.

Zugangscodes

Jedes Kind hat einen achtstelligen Code. Kopieren über das Symbol. Einzeln neu generieren mit Bestätigung. „Codes generieren“ erneuert alle Codes der Gruppe und verlangt das Wort ALLE CODES. Achtung: bereits gedruckte Karten werden damit ungültig.

Galerie versenden

Sobald der Auftrag aktiv ist, schicken Sie den Eltern ihre Zugangscodes per E-Mail. Der Link führt direkt in die Galerie.

Gruppen wählen

Alle oder einzelne Gruppen. Pro Gruppe steht, wie viele Kinder erreichbar sind, also eine E-Mail-Adresse haben.

Nur noch nicht benachrichtigte

Empfohlen. Wer schon eine E-Mail bekommen hat, bekommt keine zweite. Für Nachzügler einfach erneut versenden.

Erreichbar, gesendet, ohne E-Mail, unzustellbar

Die vier Kacheln zeigen den Stand. Kinder ohne E-Mail ergänzen Sie in der Kindliste, dann erneut versenden. Einzelne Kinder erreichen Sie über das Senden-Symbol in ihrer Zeile.

E-Mail-Kontingent

Ihr Tarif hat ein Monatskontingent. Der Balken zeigt den Verbrauch. Der Versand läuft im Hintergrund und lässt sich abbrechen.

Produkte und Pakete freigeben

Ein Fotoauftrag verkauft nur, was Sie ihm zuweisen. Die Auswahl steht im Kopf des Auftrags unter „Produkte & Pakete“.

Dialog Produkte verwalten mit verfügbaren und aktiven Event-Produkten

Zwei Spalten

Links alles, was Sie im Katalog angelegt haben. Rechts die Produkte dieses Auftrags. Auswählen, „Hinzufügen“, fertig. Entfernen geht einzeln oder als Ganzes.

Preise kommen aus dem Katalog

Ein Auftrag übernimmt Namen, Varianten und Preise unverändert. Ändern Sie einen Preis im Katalog, gilt er ab dann in allen Aufträgen, die das Produkt führen.

Bestelllimit

Steht am Produkt selbst und zählt pro Zugangscode, also pro Kind. Der Dialog zeigt es als Hinweis, damit Sie es beim Freigeben im Blick haben.

Pakete

Sparpakete werden genauso freigegeben. „Alle Fotos digital“ gilt pro Galerie, „Bildauswahl“ lässt den Kunden selbst wählen, wie viele Bilder ins Paket kommen.

Ohne Produkte kein Verkauf

Ist nichts freigegeben, sieht der Kunde die Fotos, kann aber nichts bestellen. Vor dem Veröffentlichen warnt Pixalo Sie deshalb.

Aufnahmegebühr

Eine feste Gebühr, die bei Bestellungen für diesen Auftrag automatisch dazukommt. Typisch für Studiotermine und Sitzungen, die Sie mitverkaufen.

Bezeichnung

Leer lassen ist die Empfehlung: dann steht die Gebühr in der Sprache des Kunden. Ein eigener Text überschreibt das in allen Sprachen.

Pro Bestellung oder einmal

„Pro Bestellung“ berechnet die Gebühr jedes Mal. „Einmal pro Kunde“ nur bei der ersten bezahlten Bestellung einer E-Mail-Adresse. Bricht jemand den Kauf ab, zählt es nicht als erste Bestellung.

Wo sie auftaucht

Warenkorb und Kasse als eigene Zeile, Rechnung und Gutschrift als eigene Position, dazu in den E-Mails an den Kunden. Bei einer Erstattung lässt sie sich einzeln zurückzahlen.

Erst Speichern zählt

Der Schalter öffnet nur das Feld. Aktiv wird die Gebühr mit „Speichern“. Ausschalten wirkt dagegen sofort.

Liste steht. Jetzt Karten drucken.

Jedes Kind bekommt eine QR-Fotokarte. Sie ordnet am Fototag die Fotos zu und öffnet später die Galerie.

Weiter: QR-Fotokarten