Der Schulfototag: Ablauf, Vorbereitung und Nachbereitung
Was vor, während und nach dem Fototag wirklich passiert – ein Leitfaden aus der Praxis der Schul- und Kitafotografie, mit Zeitwerten, Reihenfolge und den Stellen, an denen es typischerweise klemmt.
Woran ein Fototag scheitert
Fast nie an der Kamera. Fast immer an der Organisation rund um das Shooting:
Der Zeitplan hält nicht
eine Klasse kommt verspätet, alle folgenden rutschen, der Hort wartet.
Am Abend ist nicht mehr sicher, welches Porträt zu welchem Kind gehört.
Einwilligungen liegen erst nach dem Shooting vor – oder gar nicht.
Eltern erfahren zu spät, wie sie an die Bilder kommen; die Bestellfrist verstreicht ungenutzt.
Geschwister aus zwei Klassen landen in getrennten Galerien und in zwei Warenkörben.
Die vier Bausteine eines ruhigen Fototags
Wer diese vier Dinge vor dem Tag klärt, muss am Tag selbst nur noch fotografieren.
Kinderlisten, die stimmen
Klassen und Kinder stehen vor dem Tag fest. In Pixalo legen Sie Auftrag, Klassen und Listen an; abtippen müssen Sie nicht – die App liest gedruckte Listen per Kamera ein (OCR).
Ein Zeitplan, den die Schule kennt
Ein bis drei Minuten pro Kind, Gruppenfotos zusätzlich, Puffer zwischen den Klassen. Den fertigen Plan bekommt die Schule vorab – das ist der Unterschied zwischen einem Fototag und einem Wartetag.
Zuordnung, die im Bild passiert
Jedes Kind hat eine gedruckte Karte mit QR-Code. Am Set fotografieren Sie zuerst die Karte, dann das Kind. Alles zwischen zwei Karten gehört dem Kind der ersten Karte.
Ein Elternbrief, der rechtzeitig draußen ist
Wie die Galerie funktioniert, wie der Zugang aussieht, bis wann bestellt werden kann. Fertige Vorlagen für Elternbrief, Einwilligung und Aushang liegen bereit.
Der Tag selbst, Schritt für Schritt
Fünf Abschnitte. Die ersten beiden entscheiden über die anderen drei.
Am Vorabend: Karten drucken
Die Karten des Auftrags aus dem Dashboard drucken, eine pro Kind plus die Gruppenkarte. Normales Papier genügt; Layout, Logo und Text bestimmen Sie im Kartendesigner.
Am Morgen: Aufbau und Abgleich
Set aufbauen, Licht einmessen, die Klassenliste mit dem Sekretariat abgleichen. Fehlende Kinder und kurzfristige Abmeldungen jetzt klären, nicht am Abend.
Beim Shooting: Karte, Kind, nächstes Kind
Ein Auslöser auf die Karte, danach normal weiterfotografieren. Vor dem Gruppenfoto kommt die Gruppenkarte. Karte vergessen? Die App zeigt sie bildschirmfüllend zum Abfotografieren.
Nach dem Tag: hochladen und kontrollieren
Alle Bilder gesammelt hochladen. Pixalo erkennt die Karten, bildet daraus die Abschnitte und zeigt offene Fälle in der Kontrolle. Bilder ohne erkannte Karte landen unter „Ungeordnet“ und bleiben für Eltern unsichtbar, bis Sie sie zuordnen.
Zur Freigabe: Galerie und Bestellfrist
Jedes Kind bekommt einen eigenen Zugang; Eltern sehen nur ihr eigenes Kind. Geschwister lassen sich verknüpfen, damit alles in einem Warenkorb landet. Bestellfrist und Nachbestellung kommunizieren Sie mit den Vorlagen.
Was das für den Tag danach bedeutet
Der Aufwand eines Fototags liegt nicht im Fotografieren, sondern in dem, was davor und danach passiert.
Bildbearbeitung statt Sortierarbeit
Die Zuordnung passiert beim Upload. Die Zeit nach dem Fototag geht in die Bearbeitung, nicht in Ordnerstrukturen.
Getrennte Zugänge
Jedes Kind hat eine isolierte Galerie; Eltern sehen nur ihr eigenes Kind. Gehostet in Frankfurt am Main.
Funktioniert auch ohne Empfang
Die Kinderlisten liegen offline in der App. Listen prüfen, Karten anzeigen, Kinder abhaken – auch im Souterrain einer Schule. Synchronisiert wird, sobald Sie wieder online sind.
Geschwister in einem Warenkorb
Kinder aus verschiedenen Klassen lassen sich verknüpfen. Eltern bestellen einmal statt zweimal.
Häufig gestellte Fragen
Antworten auf die wichtigsten Fragen zu unserer Software.
In fünf Abschnitten: Vorbereitung (Listen, Zeitplan, Elternbrief), Aufbau am Morgen, das Shooting Klasse für Klasse, Upload mit automatischer Zuordnung und die Freigabe der Galerie mit Bestellfrist. Der Aufwand liegt fast vollständig vor und nach dem Tag – das Fotografieren selbst ist der kürzeste Teil.
Je nach Workflow ein bis drei Minuten. Für Einzelporträts sind zwei Minuten ein brauchbarer Ausgangswert; Gruppenfotos kommen zusätzlich dazu. Der Fototag-Planer rechnet daraus einen Zeitplan mit Pausen und Pufferzeiten für jede Klasse.
Über eine gedruckte Karte mit QR-Code pro Kind. Sie fotografieren die Karte ab, danach das Kind; beim nächsten Kind die nächste Karte. Beim Upload erkennt Pixalo die Kartenbilder und trennt daran die Abschnitte. Manuelles Vergleichen von Schülerlisten mit Porträts entfällt.
Sie bleiben in der Liste, zunächst ohne Bilder. Für einen Nachholtermin gilt dieselbe Karte: Sie fotografieren sie erneut ab, laden die Bilder in denselben Auftrag hoch und die Zuordnung läuft wie am Fototag. Den Termin selbst stimmen Sie mit der Schule ab.
Über einen geschützten Zugang zur Galerie ihres Kindes. Pixalo erzeugt dafür Zugangs-PINs; Eltern scannen den QR-Code oder geben den Code ein und sehen ausschließlich die Bilder ihres eigenen Kindes.
Nein. Die Karten kommen aus Ihrem Dashboard und drucken auf normalem Papier – notfalls am Vorabend. Weder Etiketten aus dem Labor noch ein Barcode-Scanner oder ein Funk-Sender an der Kamera sind nötig.
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* Es können reguläre Transaktionsgebühren der Zahlungsanbieter (Stripe/PayPal) anfallen.